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Cómo usar WhatsApp como CRM de ventas 

WhatsApp como CRM de ventas

Si tu bandeja está llena de chats desorganizados y difíciles de gestionar, ya tienes suficientes motivos para convertir tu WhatsApp en un CRM de ventas. Sería como inyectar esteroides que transforman tareas lentas y repetitivas, como encontrar mensajes importantes o dar seguimiento a los clientes, en procesos sencillos y automáticos. Hay numerosas ventajas que puedes obtener, muchas de las cuales se logran simplemente imitando la inteligencia del orden y la categorización de chats que hacen estos softwares,  desde las funciones de WhatsApp Business. ¿Sabes cómo lograrlo? Continúa leyendo este paso a paso para usar WhatsApp como CRM de ventas.

WhatsApp como CRM de ventas: organización y automatización de mensajes 

El CRM le inyecta a WhatsApp muchos superpoderes que podemos tratar de imitar desde sus funciones nativas, siendo la segmentación de chats una de las principales. Un proveedor puede categorizar mensajes según diferentes criterios: estado de la conversación, el tipo de consulta o el cliente en particular. Mejorando en consecuencia el tiempo de respuesta y la calidad de la atención al cliente. 

Ahora bien, si consideramos nuestras posibilidades en WhatsApp Business sin recurrir a terceros, podemos utilizar las etiquetas para replicar esta función sin tener que pagar por un software adicional. En esta mensajería, puedes crear hasta 20 etiquetas para clasificar y organizar tus chats de manera efectiva, lo que te permite mantener un seguimiento claro de las interacciones con tus clientes.

Es posible que se sacrifique un poco la automatización, claro está, pero este enfoque nos acerca bastante a lo que buscamos: usar WhatsApp como CRM de ventas. Estos son los pasos a seguir.

Categoriza tus chats con etiquetas 

#1 Configura la opción 

  • Ve al menú superior derecho en tu bandeja de mensajes de Android o en la sección “Configuración” en iPhone. Luego, selecciona “Herramientas para empresas”.
  • Allí encontrarás funciones para mensajes y anuncios. Desplázate hasta el final y elige “Etiquetas”. Verás algunas etiquetas predeterminadas que puedes eliminar haciendo clic en el icono de borrado en la esquina superior derecha. 
  • Para añadir tus propias etiquetas, haz clic en el botón de la esquina inferior derecha con el signo de (+).
  • Coloca un nombre a la etiqueta (más abajo te dejo las recomendaciones de cuáles podrías colocar) y guarda los cambios. 

#2 Etiqueta los chats 

  • Selecciona la conversación o las conversaciones que quieras agregar a una etiqueta específica. Para hacerlo, ve al menú ubicado en la parte superior izquierda de tu bandeja de mensajes. 
  • En la barra superior, verás el icono de etiquetar. Al hacer clic en él, se mostrarán todas las etiquetas creadas y podrás agregar una nueva desde esa ventana. 

#3 Edita las etiquetas 

Para editar las etiquetas que has creado, vuelve a la opción “Herramientas para empresas” / “Etiquetas”. Allí podrás ver y editar todas las categorías en cualquier momento. Puedes cambiar el nombre de la etiqueta o los chats que están dentro de ella, así como también modificar el color.

#4 Categoriza con inteligencia 

Puedes personalizar las etiquetas bajo el criterio que prefieras, pero es recomendable utilizar aquellas que te permitan identificar rápidamente el estado o la naturaleza de cada conversación. Recuerda que el objetivo es usar WhatsApp como CRM de ventas efectivo. Por ejemplo: 

  • Nuevo cliente: usuarios que se han puesto en contacto contigo por primera vez.
  • Pendiente de respuesta: marca mensajes que aún no has respondido por alguna razón. 
  • Pagos: identifica las conversaciones relacionadas con pagos, facturas o transacciones financieras.
  • Envío de productos: marca las conversaciones relacionadas con los pedidos y la logística de envío.
  • Soporte técnico: Si ofreces servicios de soporte técnico, puedes utilizar esta etiqueta para identificar las conversaciones relacionadas con problemas técnicos o consultas de tus clientes.
  • Resueltas: conversaciones que se han completado o resuelto satisfactoriamente.

Automatiza tus mensajes 

Otra función clave que ofrecen los CRM es la automatización de mensajes, generalmente impulsada por un chatbot que configuras con un árbol de respuestas. No es sencillo imitar esta función cuando queremos usar WhatsApp como CRM de ventas, especialmente porque Meta nos obliga a ser operarios de nuestras conversaciones la mayor parte del tiempo. Sin embargo, hay funciones que podrían acercarnos.

Respuestas automáticas 

WhatsApp Business te permite configurar hasta dos respuestas automáticas para diferentes situaciones: mensajes de bienvenida y mensajes de ausencia (fuera de horario). Estos se envían cuando un usuario inicia una conversación contigo. Aunque los nombres predeterminados de la aplicación son “Mensaje de Bienvenida” y “Mensaje de Ausencia”, puedes personalizar el mensaje según tus preferencias. Por ejemplo, si tienes un restaurante y hay días muy congestionados, puedes utilizar el “Mensaje de Bienvenida” para sugerir a los clientes comunicarse a una línea menos ocupada. Aquí te explico cómo configurarlos:

Este es el paso a paso: 

  • Ve al menú superior derecho en tu bandeja de mensajes de Android o en la sección “Configuración” en iPhone. Luego, selecciona “Herramientas para empresas”.
  • Desplázate hasta el final y selecciona la opción “Mensaje de Bienvenida” o “Mensaje de Ausencia”, según prefieras.
  • Escribe el mensaje que deseas que se envíe automáticamente a tus clientes.
  • Luego, activa la opción para enviar el mensaje de bienvenida o de ausencia a tus clientes.
  • También puedes elegir a qué contactos se les enviará este mensaje: todos, los que no están en la agenda, todos excepto…, o enviar solo a…

Respuestas rápidas 

Las respuestas rápidas son una función que te permite crear mensajes predefinidos para agilizar la respuesta a preguntas repetitivas que requieren respuestas similares. Por ejemplo, métodos de pago, datos para enviar el delivery, ubicación de la tienda, etc. Obviamente, ahorras tiempo al no tener que escribir lo mismo una y otra vez. Aquí te explico cómo configurarlas:

Ve al menú superior derecho de tu bandeja de mensajes en Android o a la sección “Configuración” en iPhone. Luego, selecciona la opción “Herramientas para empresas”. A continuación, desplázate hasta el final y elige “Respuestas rápidas”. Verás algunas opciones predefinidas que puedes eliminar o dejar como están. Para agregar tus propias opciones, presiona el botón con el signo de más (+) en la esquina inferior derecha.

Se abrirá un mensaje con tres campos que puedes editar:

  • Mensaje: es el contenido de la respuesta rápida.
  • Atajo: es una palabra o frase corta que se asocia con el mensaje. Sirve como un código o activador para activar la respuesta rápida correspondiente. Al escribir el atajo en una conversación de WhatsApp Business y precederlo con una barra diagonal (/), aparecerá una lista desplegable con las respuestas rápidas asociadas a ese atajo.
  • Palabra clave: son una o varias palabras que se utilizan para identificar y filtrar las respuestas rápidas durante la búsqueda. Puedes agregar palabras clave a tus respuestas rápidas para facilitar su búsqueda y encontrar la respuesta adecuada más rápidamente.

Fuera de estas opciones, hay limitaciones en cuanto a usar WhatsApp como CRM de ventas. Los softwares de terceros pueden ofrecer funciones más robustas para gestionar clientes en esta plataforma. No todos implican un gasto significativo, pues existen opciones adaptadas para cada tipo de negocio en el mercado. A continuación, comparto algunas sugerencias.

WhatsApp como CRM de ventas: 5 mejores opciones 

Whaticket 

Es un software de atención al cliente con DEMO gratis pensado para pequeños negocios. Cuenta con una curva de aprendizaje sencilla y una interfaz que opera 100 % online. Como su nombre lo asoma, Whaticket se especializa en la atención al cliente vía WhatsApp, aunque también puede conectarse a FacebooK Messenger e Instagram Direct, armándose con funciones interesantes para las gestión de clientes y el aumento de las ventas: 

  • Centraliza tus mensajes en una misma bandeja de entrada para no dejar ningún chat sin respuesta. 
  • Automatiza tu comunicación con un chatbot que puedes configurar según tu necesidad.
  • Transfiere los chats entre tus agentes de venta. Puedes asignar conversaciones a los agentes más preparados para responder a preguntas complejas o el más desocupado para atender en días congestionados. 
  • Ayúdate con el WhatsApp multiusuario. Puedes tener abierto WhatsApp hasta en 10 dispositivos diferentes usando el mismo número de teléfono. 
  • Abandona el excel y actualiza automáticamente tu base de datos. 
  • Controla el desempeño de tu equipo con el sistema de supervisión y más. 

HubSpot

HubSpot es uno de los CRM más robustos del mercado con una versión gratuita y una curva de aprendizaje pronunciada. Ofrece una integración con WhatsApp a través de su marketplace, con el que permite enviar mensajes de WhatsApp directamente desde HubSpot, también registra las conversaciones y automatiza tareas relacionadas con ventas y marketing.

Salesforce

Salesforce es otro CRM con DEMO gratis que ofrece una integración con WhatsApp a través de AppExchange, su marketplace de aplicaciones. Puedes utilizar esta integración para incorporar WhatsApp en tus procesos de ventas y seguimiento de clientes.

Podrás monitorear y registrar tus interacciones con los usuarios y tener más control sobre el performance de venta. Siendo la flexibilidad, el ahorro de tiempo y la agilidad, sus más grandes ventajas. 

Zoho CRM

Zoho CRM ofrece una integración con WhatsApp en la que puedes utilizarlo para enviar mensajes, rastrear conversaciones y mantener un registro de todas las interacciones con tus clientes desde su panel. Lo que facilita la gestión de conversaciones y prospectos sin cambiar de plataforma.

Un plus de Zoho es que los mensajes de WhatsApp se pueden registrar como actividades en Zoho CRM. Esto ayuda a mantener un historial completo de interacciones con cada cliente potencial o real. Por supuesto, Zoho ofrece otras funciones más transversales, pero si solo necesitas la integración a WhatsApp es un buen momento para comenzar a usarlo. 

Pipedrive

El fuerte de Pipedrive es la automatización del proceso de ventas. Y aunque en sí mismo no está directamente integrado con WhatsApp, existen formas de conectar estas dos herramientas a través de integraciones de terceros (como Zapier, LeadsBridge o Integromat) o usando la API de Pipedrive. 

Dichas herramientas te ayudarán a automatizar todos tus flujos de trabajo. Por ejemplo, puedes configurar un zap para que cuando se cierre un trato en Pipedrive, se envíe automáticamente un mensaje de felicitación a través de WhatsApp.

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